Spesso ci complichiamo la vita anche quando non è assolutamente necessario.
È il caso ad esempio della gestione degli appuntamenti con i clienti per consulenze, call conoscitive ecc. Non è sempre facile trovare una data e un orario che possa andare bene a entrambe le parti.
Ecco perché oggi ho deciso di parlarti di Calendly, che offre una soluzione veloce e immediata, in grado di semplificare la pianificazione di appuntamenti, telefonate e soprattutto videochiamate.
Come funziona
Crea un account
Per prima cosa occorre creare un account, che nelle sue funzioni base è gratuito.
Collegati a calendly.com e inserisci l’indirizzo email che intendi utilizzare per questo servizio e clicca su SIGN UP.
Quindi inserisci il tuo nome, crea una password e continua.
Dovrai attendere una email da Calendly e confermare di voler attivare il servizio.
A questo punto sarai reindirizzato di nuovo su Calendly e ti verrà nuovamente richiesto di inserire indirizzo email e password.
Personalizza il link al tuo profilo
Nella schermata di benvenuto, apparirà il link legato al tuo profilo, che puoi personalizzare come meglio credi.
Collega Calendly al tuo calendario online
Il passaggio successivo prevede la possibilità di collegare Calendly direttamente al tuo calendario online (Google, ICloud, Office, Exchange Calendar ecc.).
Puoi anche saltare questo passaggio ora e connettere i 2 strumenti in un momento successivo.
Definisci le tue disponibilità
Devi indicare le tue disponibilità, definendo quali sono i giorni e l’orario in cui puoi prendere gli appuntamenti.
Tipi di eventi
Calendly di default attiva 3 tipologie di eventi che si distinguono in base alla durata: 15, 30, 60 minuti. Attenzione che la possibilità di sfruttare più tipi di eventi è legata all’attivazione di un account a pagamento o comunque al periodo di prova.
Concentrati quindi su un solo evento da proporre, se vuoi mantenere un profilo gratuito. In qualsiasi momento potrai decidere, in base alle tue esigenze, di fare l’upgrade del servizio per sfruttarne tutte le potenzialità.
Personalizza il tuo evento
Partiamo da uno degli eventi già proposti e cominciamo a personalizzarlo.
WHAT EVENT IS THIS?
EVENT NAME: puoi scegliere un nome per il tuo “incontro”
LOCATION: come avviene questo appuntamento? via telefono, via zoom, in presenza?
Mettiamo il caso che tu scelga Zoom, allora dovrai procedere ad abilitare l’applicazione e lo potrai fare direttamente da questa schermata, cliccando sul link sotto la tab “Zoom integration page” oppure dalla voce di menu in alto a destra “INTEGRATIONS”.
DESCRIPTION/INSTRUCTION: aggiungi le informazioni che credi siano importanti far sapere al tuo cliente/utente
EVENT LINK: puoi dare un nome alla tua proposta di appuntamento, personalizzando ulteriormente il tuo link (se usi più parole ricordati di separarle con un trattino -)
EVENT COLOR: puoi scegliere il colore con cui verranno visualizzate le tue disponibilità sul tuo calendario
WHEN CAN PEOPLE BOOK THIS EVENT?
Indichiamo qui per quanto tempo i tuoi appuntamenti potranno essere fissati.
DATA RANGE: decidi se si tratta di:
- un periodo ben preciso (30/60 giorno ad esempio) e se riguarda tutti i giorni di calendario o solo i giorni lavorativi
- un intervallo definito tra 2 date (esempio: dal 3 marzo al 24 aprile)
- oppure in maniera indefinita nel futuro
DURATION: quale sarà la durata del tuo evento? indicalo qui
HOW DO YOU WANT TO OFFER YOUR AVAILABILITY…:
use an existing schedule: le tue disponibilità visualizzate saranno quelle già inserite
set custom hours: scegli di nuovo giorni e orari in cui poter fissare un appuntamento. Puoi inserire anche più slot della medesima durata in una stessa giornata.
BUFFERS: puoi impostare un tempo prima e dopo ogni evento stabilito in maniera tale da darti il tempo per prepararlo
ADDITIONAL RULES FOR YOUR AVAILABILITY:
per questa sezione ti segnalo:
SCHEDULING CONDITIONS: puoi impostare entro quando è possibile prenotare. Per la mia organizzazione, preferisco indicare 1 giorno, in maniera tale da arrivare preparata.
TIME ZONE DISPLAY: lasciando su Automatically, fai sì che la visualizzazione degli orari disponibili siano regolati automaticamente in base al fuso orario di chi guarda/prenota. Facciamo un esempio: la mia disponibilità è per le 16, se chi vuole prenotare si trova a Boston visualizzerà come orario per prenotare le 10 del mattino.
ADDICTIONAL OPTION
INVITEE QUESTIONS
Personalizza il form, inserendo i campi che ritieni utili (solo nome, nome e cognome)
La QUESTION può essere un campo libero in cui chiedi qualche informazione in particolare oppure può inserire un checkbox con una risposta singola o multipla
Puoi inserire più question.
WORKFLOWS
È una sezione dedicata solo agli account a pagamento, in cui puoi meglio definire il tuo funnel (ossia le modalità e le tempistiche in cui inviare email, reminder ecc).
NOTIFICATION AND CANCELLATION POLICY
Puoi personalizzare il messaggio che invii a conferma dell’avvenuta prenotazione.
Tutte le altre tipologie di email sono attive solo durante il periodo di prova e se fai l’upgrade dell’account.
CONFIRMATION PAGE: se non hai un account a pagamento, la pagina di conferma è quella di default di Calendly.
Il link al tuo calendario
Per visualizzare il tuo calendario clicca sul link in alto a destra View live page.
Il link, pulito dell’ultima parte (es ?month=2021-02, che indica il mese corrente) è il link che puoi inviare a chi deve prendere appuntamento con te oppure lo puoi inserire sul tuo sito o nella firma della tua email.
Personalizza il tuo profilo
Spostati su Account – Account settings.
PROFILE: puoi aggiungere una foto, il nome da visualizzare, una breve descrizione del servizio che offri
BRANDING: se hai un logo, questo è posto dove inserirlo
LINK: è il link al tuo profilo, non al tuo calendario. Viene visualizzata la tua foto, il testo che hai inserito prima e le diverse tipologie di eventi attivi.
Ti è tutto chiaro? Se vuoi fare un ripassino veloce guarda il video qui sotto 😉
Anche io ho impostato il mio Calendly: 15 minuti, il tempo di un caffè per invitarti a parlarmi del tuo progetto, per conoscerci e fare 4 chiacchere.
A presto
